matriz de Eisenhower

Matriz de Eisenhower no planejamento diário

A matriz de Eisenhower (matriz de prioridade) é uma das ferramentas mais famosas para gerenciar seu tempo. Ela foi inventada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos. Ser um chefe de estado é problemático, tal pessoa é sempre muito ocupada, porque seu trabalho combina diferentes funções. Durante o dia ele precisa ter tempo para refazer muitas coisas.

Portanto, Eisenhower começou a experimentar diferentes ferramentas de gerenciamento de tempo. Ele queria encontrar algo mais eficaz. Mas não encontrei ninguém para satisfazê-lo. Portanto, no final, ele criou sua própria ferramenta, que mais tarde ganhou seu nome.

As habilidades organizacionais de Eisenhower foram valorizadas sempre e em toda parte. E absolutamente merecido. Agora, a matriz de Eisenhower é considerada um dos meios mais eficazes para elaborar planos por um curto período de tempo.

Esta maravilhosa ferramenta será, sem dúvida, útil para todas as pessoas modernas. Hoje, todo mundo precisa ser capaz de gerenciar seu tempo. Afinal, nossa vida está apressada e agitada. Mas, apesar dos esforços gigantescos, raramente alguém está satisfeito com os resultados de suas atividades.

Cada vez mais, as pessoas reclamam da falta de tempo. Embora todos nós tenhamos o mesmo número de minutos todos os dias. No entanto, alguém tem tempo para tudo, enquanto alguém despreocupadamente gasta seu tempo em coisas inúteis. A Eisenhower Matrix ajuda a organizar seu tempo corretamente e, assim, aumentar drasticamente sua eficiência.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é usada para planejar por um curto período de tempo (um ou vários dias). Esse é um método eficaz de processar as listas de tarefas que uma pessoa planeja fazer durante esse período. Por via de regra, as pessoas fazem listas tão longas que é impossível modificar todos os casos deles a priori.

Como resultado, eles acumulam negócios inacabados e inacabados . E isso é perigoso, porque incompleta não só retarda o movimento para o gol, mas em geral pode prejudicar o desenvolvimento da vida. Afinal, há uma alta probabilidade de dispersar forças e energia em algo que uma pessoa não precisa de forma alguma.

A Eisenhower Matrix permite lidar de forma rápida e eficiente com a lista de casos, categorizando esses casos. Como resultado, uma pessoa vê claramente todas as coisas mais importantes, assim como aquelas que não merecem sua atenção.

A matriz de Eisenhower consiste em 4 campos (quadrantes) – um para cada categoria de casos. As categorias são determinadas pelo princípio da urgência e importância : é importante – não importa, com urgência – não é urgente. A figura abaixo mostra como esses quadrantes são distribuídos.

Em cada quadrante da lista geral de casos, apenas são incluídos os casos que satisfazem os critérios desse quadrante.

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Descrição dos quadrantes da matriz de Eisenhower

Para entender como trabalhar com a matriz de Eisenhower, em primeiro lugar, você precisa lidar com seus quadrantes – o que colocar lá. Como já disse, consideramos apenas os casos que você planeja executar durante o dia ou em um período curto.

Quadrante 1. Assuntos urgentes e importantes.

O maior e mais importante segredo da matriz de Eisenhower é que o primeiro quadrante deve permanecer sempre vazio . Só neste caso podemos dizer que uma pessoa sabe distribuir eficientemente seu tempo e sabe planejar bem.

Se houver casos que precisem ser inseridos no primeiro quadrante, isso significa que há um trabalho de emergência na vida da pessoa. Ele não sabe planejar corretamente e está acostumado a adiar tudo até o último momento. Ele começa a trabalhar apenas quando todos os termos estão prestes a expirar.

Portanto, se você se esforça para ser eficaz, então, antes de tudo, você deve encontrar todas as razões que impedem o seu trabalho produtivo. Eu posso te aborrecer que pode haver muitas razões, desde a incapacidade de planejar e terminar com a procrastinação.

Naturalmente, todos esses obstáculos devem ser removidos primeiro. Caso contrário, não vale a pena falar de eficiência.

No entanto, às vezes, pode haver alguns casos imprevistos que precisam ser feitos no primeiro quadrante. Mas tenha cuidado. Lembre-se de que existem dois critérios principais para escolher esses casos:

  1. Não fazer negócios ameaça voltar a atingir o objetivo.
  2. Não fazer negócios pode levar a problemas – problemas de saúde (com dor de dente), multa (se um empréstimo não for pago), inundações (com um cano funcionando), etc.

Naturalmente, é melhor pensar sobre isso com antecedência e evitar tais situações. É sempre muito mais fácil prevenir possíveis problemas do que eliminar as consequências. Pense e faça tudo a tempo. Bem, se as coisas deste quadrante não precisam da sua participação direta, então elas geralmente valem a pena delegar para alguém.

Quadrante 2. Assuntos importantes e não muito urgentes.

Eisenhower considerou o trabalho com os assuntos deste quadrante o mais importante . Se uma pessoa coloca uma tarefa aqui em tempo hábil e a executa consistentemente, então ele pode dedicar o tempo que precisar para este caso.

Além disso, pode funcionar sem pressa, confusão e, em seguida, não sofrer de vários efeitos nocivos. Assim, os exames odontológicos de rotina protegerão contra dores de dente inesperadas, e o trabalho oportuno no relatório aliviará o processamento noturno.

Este grupo de tarefas deve incluir, definitivamente, casos que visam alcançar seus objetivos .

Apenas nesses assuntos você precisa concentrar a atenção máxima e é aqui que você precisa aplicar toda a sua força. Pois a execução intencional e metódica dos assuntos desse quadrante garante um retorno maior no futuro.

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As tarefas do segundo quadrante devem incluir as tarefas de crescimento pessoal, autodesenvolvimento e cuidado com sua saúde. Afinal, tudo isso é a base de qualquer sucesso. Isso também deve incluir a tarefa de analisar suas ações, bem como desenvolver novos planos e analisar novas oportunidades e perspectivas.

A ausência de encargos de urgência permite que você conclua suas tarefas com a maior precisão possível. Mas não se esqueça que o timing ainda é necessário seguir. E a implementação tardia dessas tarefas pode traduzi-las no primeiro quadrante. Mas tal resultado deve ter cuidado.

Quadrante 3. Assuntos urgentes e sem importância.

Neste quadrante, coloque as coisas que interferem no trabalho efetivo, porque requerem atenção urgente. Devemos estar especialmente atentos a esses assuntos. Muitas vezes eles são confundidos com as tarefas do primeiro quadrante. Mas nem tudo urgente é importante. O principal critério para distinguir o urgente e o importante é se o caso dado o aproxima do seu objetivo ou não. O terceiro quadrante inclui tarefas que não têm nada a ver com o seu objetivo.

Portanto, você deve sempre formar claramente seus objetivos , lembrar deles e estar focado neles. A coisa mais simples é sempre ter sua descrição diante de seus olhos.

Muitas tarefas domésticas caem no terceiro quadrante, por exemplo, consertar sapatos no final da temporada, ajudar um vizinho a transportar móveis ou telefonemas sem importância. Casos não planejados também podem aparecer aqui, como uma reunião urgente. Mas consertar um computador, por exemplo, pode ser importante (se você trabalha nele ou mantém um blog), e não é importante (se você usá-lo apenas para jogos).

Portanto, não confunda a importância e a urgência. Por alguma razão, a maioria das pessoas começa automaticamente a considerar importantes assuntos urgentes. Como resultado, a tensão e a pressão do tempo surgem em suas vidas, e seu dia está cheio de turbulências.

Turbulência sempre remove do objetivo. O fundador da administração, Frederick Taylor, disse uma vez que a organização dos negócios pode ser considerada boa se tudo for feito devagar e sem problemas.

Como regra, os assuntos do terceiro quadrante apenas desviam do que você está mirando e do que você realmente precisa. Eles simplesmente comem o tempo . Portanto, é melhor tentar não dispersar a atenção para esses assuntos. Entender se uma coisa importante ou não é fácil – basta perguntar a si mesmo “ O que acontecerá se eu não fizer isso? “.

Quadrante 4. Assuntos sem importância e não urgentes.

Tudo o que fazemos quase todos os dias chega aqui, mas não tem nada a ver com o nosso trabalho: assistir TV, conversas telefônicas vazias, jogos de computador, fóruns de visitas, redes sociais, etc. Estes são geralmente assuntos agradáveis, mas não de todo obrigatórios.

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Esses casos Eisenhower chamou os verdadeiros “ comedores de tempo ”, que reduzem a produtividade do dia.

Ninguém sente pena de passar 203 horas assistindo ao show ? Mas isso é mais do que uma semana de nossas vidas. E desta vez poderia ser usado de forma mais produtiva.

Tais casos podem simplesmente não fazer, ou fazer apenas quando você tem tempo livre. Na fila geral de seus negócios, eles devem ficar no final. E não se esqueça de limitar severamente o tempo que você divide para tais casos.

Alguns podem dizer que tais atividades o ajudam a relaxar. Mas é difícil chamar um descanso completo. Tais atividades não são apenas inúteis, são prejudiciais. É melhor descansar qualitativamente.

Então encontre seus comedores de tempo e estabeleça um controle rígido sobre eles .

A propósito, muitos assuntos rotineiros do quarto quadrante podem e devem ser delegados . Em qualquer família, você pode atribuir responsabilidades para não se exceder e fazer tudo com calma.

Duas grandes vantagens da 
matriz de Eisenhower

Esta matriz se tornará um assistente indispensável para aqueles que querem melhorar a eficiência de seu trabalho.

Em primeiro lugar , mesmo em si, a simples distribuição de casos entre os quadrantes mostrará claramente o que é relevante para você e o que não é.

Muitas vezes estamos acostumados a trabalhar no automatismo. E se algo já foi gravado em nossa lista, então deve ser feito. E se esse negócio perdeu relevância? Acontece que nós trabalhamos em prol do próprio trabalho.

Com uma consciência limpa, todos os assuntos irrelevantes podem ser removidos. Você nem perceberá as conseqüências de sua ausência. Mesmo que você tenha começado a fazer algumas delas e não as tenha terminado, então você pode esquecê-las.

Em segundo lugar , a matriz ensina a planejar corretamente.

Quando uma pessoa simplesmente elabora listas de casos, muitas vezes é muito difícil para ele estimar a quantidade de trabalho que ele assumiu. E assim não há apenas listas, mas longas folhas. casos pendentes são transferidos dia a dia, complementando isso. isso reaparece.

Não importa como estava lá, mas há uma limitação puramente física, quanto você pode fazer em um dia. Mas uma restrição tão simples é muitas vezes simplesmente não reconhecida. Trabalhar com a matriz aumenta a conscientização e permite que você passe para um planejamento mais competente.

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