O que um gerente de eventos faz

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Gerente de vendas
Gerente de vendas

Natália Almeida, fundadora da agência de eventos Gold Stream, nos disse por que o dia útil do gerente de eventos começa à noite, se o organizador da festa está saindo e quem pode aproveitar esse trabalho.

Sobre o dia útil 24 horas

Todo o trabalho de um especialista em eventos pode ser dividido em “antes” e “depois”: trabalho durante o projeto e em um período livre de eventos. 

O dia útil do evento, na véspera de um evento em grande escala, começa tarde da noite: você precisa monitorar e ajustar a instalação noturna do lugar.

 O diretor técnico também é de grande ajuda nesse assunto, mas não será possível atribuir todas as responsabilidades a ele: o especialista responsável, mesmo em um sonho, não deixa a preocupação com a organização de uma sala enorme. 

Às vezes, à noite, há apenas algumas horas de sono, porque às cinco da manhã você deve voltar novamente ao local – à reunião.

O final do dia de trabalho também é um conceito muito amplo: a preparação para um projeto às vezes é adiada até tarde. Assim, durante o evento, o especialista em eventos está quase o tempo todo no site. 

Você não deve pensar que a vida inteira do evento consiste em projetos festivos e coloridos, e ele próprio gosta de festas o tempo todo . A organização do evento é precedida por uma série interminável de entrevistas, reuniões, reuniões técnicas com clientes, fluindo suavemente para reuniões no local com contratados técnicos. 

mesa de computador arrumada
mesa de computador arrumada

É incrivelmente importante controlar completamente todo o curso do projeto. 

Diante dos olhos do gerente de eventos, uma série de elites criativos passa: liderando, grupos e artistas que desejam discutir os detalhes de trabalhar com a agência em intervalos de cinco minutos entre a preparação do lugar. Em dezembro, por exemplo, tudo está programado em segundos – você precisa se encontrar em estações de trem, aeroportos e ônibus. 

Existem casos frequentes de planejamento de projetos ou consultas sobre a atração de empreiteiros, mesmo em um táxi – não há um único minuto grátis. Tom constante, atividade vigorosa, adrenalina …  

Sobre educação e habilidades

Infelizmente, atualmente, não existem programas educacionais no campo de serviços para eventos, e a única maneira de dominar a profissão é através da prática. 

Além de atender aos altos requisitos profissionais, um especialista em eventos também precisa de habilidades organizacionais, uma visão ampla, fluência em pelo menos um idioma estrangeiro, atenção aos detalhes e, finalmente, a capacidade de encontrar uma abordagem para qualquer pessoa. 

Sobre as responsabilidades do gerente de eventos

Desenvolvimento de conceitos, a preparação de estimativas, a seleção de instalações e pessoal, a avaliação da eficácia do evento e o controle de pagamentos. 

Vale ressaltar que o coordenador do evento ficou em quinto lugar na lista dos mais estressantes profissões de nosso tempo, e isso não é por acaso: o especialista na área de eventos, além de suas principais funções, também desempenha uma série de outras, a saber:

  • a função de um gerente de relações públicas que cria campanhas criativas para atrair a atenção da mídia; 
  • comerciante que promove o projeto; 
  • redatora envolvida em anúncios diários de boletins; 
  • gerente de vendas, construindo relacionamento com patrocinadores e parceiros do evento; 
  • negociador com fotógrafos, fornecedores e empresas de catering; 
  • SMM, projetando o conteúdo do site e muito mais. 

Por fim, o especialista em eventos simplesmente precisa estar ciente das mais recentes inovações e tecnologias de eventos. 

Mesa de trabalho bagunçada
Mesa de trabalho bagunçada

Sobre as desvantagens da profissão

Apesar da falta de uma base comum na profissão, o principal critério para o trabalho de qualquer especialista em eventos não é a busca pela moda, mas pela qualidade. 

Às vezes, o resultado do trabalho não atende às tarefas urgentes do projeto e nem sempre é necessário que o provedor do evento mude isso. Isso geralmente acontece, por exemplo, em regiões, a organização de eventos nos quais adiciona um brilho a uma profissão já agitada. 

Um sistema não desenvolvido de organização de pessoal, violação frequente dos prazos pelos decoradores e às vezes até a lentidão dos trabalhadores nos locais – essas são as poucas desvantagens de trabalhar fora dos grandes centros. 

Obviamente, nas regiões existem profissionais altamente qualificados, especialmente em termos de equipamentos técnicos, além de grandes espaços confortáveis ​​com ampla experiência em eventos, vivendo no ritmo de uma cidade grande. 

Sobre os profissionais da profissão

Gostaria de destacar não apenas o profissionalismo de especialistas em eventos competentes e altamente qualificados, mas também a capacidade de aproveitar o processo de trabalho, sem esquecer o consumidor final – os participantes do projeto, pois é para eles que os profissionais são obrigados a criar uma atmosfera de conforto, motivação e interesse pelo qual as pessoas recebem o que vieram ao evento. 

Sobre aqueles que se tornam gerentes de eventos

Gostaríamos de ter o maior número possível de pessoas no mercado de eventos que não apenas amem sua profissão, mas a vivenciem, abram seus próprios negócios e, às vezes, desfrutem de cargas excessivas. 

Se você pertence ao tipo de pessoa que não aceita trabalho calmo e rotineiro, e precisa constantemente “andar de bicicleta em chamas” – seja bem-vindo ao evento!

Gerente de eventos: o que é perguntado na entrevista

Reunimos uma lista de perguntas que podem ser feitas na entrevista como organizador ou gerente de eventos.

O trabalho de um organizador de eventos requer imaginação: ele deve dar à luz idéias originais quase todos os dias sobre como organizar um casamento magnífico, um comício inesquecível ou uma conferência autorizada. Sim, para agradar o cliente.

Além disso, o gerente de eventos deve ter habilidades organizacionais excepcionais, acompanhar todos os prazos e cuidar de todos os detalhes – desde encomendar um helicóptero a biscoitos no intervalo do café.

Festa durante o dia
Festa durante o dia

Antes de ir para uma entrevista, lembre-se de todos os seus eventos mais significativos que ocorreram na perfeição. Não se esqueça de situações de força maior, quando você teve que tomar ou alterar decisões em movimento, sobre clientes “difíceis” e sobre trabalhar com um orçamento bastante limitado. Nossa lista de perguntas freqüentes o ajudará a se preparar para a entrevista.

  • Como sua educação o ajudou a fazer carreira no gerenciamento de eventos?
  • Por que você quer trabalhar conosco?
  • Como você avalia o sucesso de cada evento?
  • Que tipos de eventos você prefere – corporativo, social, privado?
  • Que experiência você tem na promoção de eventos (publicidade, redes sociais)?
  • Qual é a sua maneira favorita de otimizar seu evento dentro do orçamento?
  • Conte-nos sobre o seu maior evento (por orçamento ou por participante).
  • Conte-nos sobre o caso quando você teve que enfrentar um problema inesperado e como o resolveu.
  • Conte-nos sobre a situação com o cliente “difícil”. Como você lidou com ela?
  • Descreva um caso em que você mal conseguiu se encaixar no orçamento.
  • Você já teve momentos em que teve várias atividades em seu trabalho ao mesmo tempo? Você é capaz de multitarefa ?
  • Você é abordado por uma empresa que se posiciona como uma marca jovem e moderna e inovadora. Eles querem uma festa em homenagem à sua entrada no mercado. Qual lugar você escolheria para isso?
  • Imagine que eu ordeno de vocês os anfitriões do evento . Que perguntas você vai me fazer?
  • Você solicitou fornecedores de mercadorias incomuns para o evento. Como você se conectará em uma nova área?
  • Você está pronto para trabalhar horas extras?
  • O que você acha mais importante para um gerente de eventos – trabalhar em equipe ou ser capaz de ações independentes?

Talvez tenhamos perdido algo e, por exemplo, você tenha feito outras perguntas durante a entrevista para o cargo de gerente de eventos. Seria ótimo se você os compartilhasse com nossos leitores e colegas nos comentários! Deixar um comentário é muito simples – você nem precisa se registrar ou fazer login.

Fontes:

Admin Jobs
Job Network
Global Careers Fair
Open Colleges
INC

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