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Como gerenciar informações na equipe de trabalho

A informação é um dos recursos mais valiosos. Mas acontece que não é suficiente possuir – é igualmente importante conhecer as leis de gerenciamento de informações, as regras para construir a comunicação em uma equipe. Caso contrário, o conhecimento ordenado se transforma em um pedaço de informação fragmentada e conjecturas. Descobrimos as condições para o gerenciamento eficaz da informação em uma equipe e o papel do líder nesse processo.

Por que isso é importante?

De acordo com um estudo da empresa de consultoria Hay Group, cerca de 70% dos planos e ideias das empresas nunca ganham vida – eles morrem na fase de implementação devido à falta de informações competentes sobre eles. Gerenciar fluxos de informações em uma equipe é importante por vários motivos.

Compreender e alcançar objetivos

 Para que a equipe chegue a um acordo sobre a compreensão das metas e formas de alcançá-las. Apenas com informações completas e detalhadas sobre o que está acontecendo em uma equipe e em uma empresa, os funcionários podem ser úteis no planejamento a longo prazo e oferecer idéias promissoras como parte de uma estratégia de desenvolvimento de negócios. O gerenciamento de informações também ajuda a filtrar os chamados. o ruído da informação e a escolha correta das prioridades – dados importantes para a execução de tarefas importantes.

Falta de desinformação e rumores

 A incapacidade de um gerente para gerenciar informações não significa que não circule. O foco está simplesmente mudando para um nível não oficial – fofocas, adivinhações, mitos, que, como sabemos, não trazem nada de bom para as organizações. Comece a fofocar ativamente onde não há comunicação efetiva suficiente, seus esquemas são incompreensíveis ou não estabelecidos.

Se ninguém gerencia o fluxo de informações em um grupo, elas afetam as atividades de forma errática, o que cria tensão e desmotiva os funcionários, especialmente os organizados e responsáveis.

Gerenciamento de Mudanças

A informação competente é um dos principais componentes do gerenciamento de mudanças em uma organização: é possível receber as notícias no prazo e esperar que elas sejam recebidas com resistência mínima.

Troca de experiência

O gerenciamento de informações é uma condição necessária para a troca de experiências entre os funcionários. Segundo especialistas, as empresas usam apenas um quinto do conhecimento de sua equipe. E isso aumenta o custo do treinamento – em vez de organizar a troca de conhecimento, você precisa convidar instrutores externos caros para isso.

Lealdade do empregado

A prática das empresas mostra que não é suficiente para um empregador ter vantagens. Você precisa ser capaz de dizer às pessoas que estas são diferenças benéficas em relação ao resto do mercado. Muitas vezes, os funcionários, mesmo com benefícios que outras empresas só podem sonhar, não os apreciam por causa da ignorância. Os empregadores que competem no mercado de trabalho por bons especialistas não têm vergonha de falar sobre as vantagens de seu pacote de remuneração em comparação com outros participantes do setor ou enfatizam o valor de um gerenciamento competente. Claro, com moderação.

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Pontos de controle

Existem várias regras que permitem que um gerente mantenha fluxos de informações em uma equipe sob controle.

Destino específico

Mensagens informativas devem ser enviadas para um destinatário específico – um artista específico, caso contrário, as áreas de responsabilidade são borradas, e isso afeta negativamente o resultado.

Velocidade

 É importante que as informações sejam trocadas rapidamente. Ou seja, tendo recebido os dados importantes para os executores das tarefas, o gerente deve notificá-los imediatamente, bem como coletar regularmente o feedback dos funcionários. Caso contrário, equipes e empresas se transformarão em dinossauros gigantescos, onde as decisões são tomadas ao longo dos anos. E os produtos aparecem no mercado quando os concorrentes já estão começando a abandonar a produção de análogos, porque estão desatualizados.

Periodicidade

 Freqüência não é menos significativa porque ajuda a criar um sistema. Por exemplo, a reunião informativa é às segundas-feiras, a newsletter é duas vezes por mês às sextas-feiras, etc.

Comunicação direta

 É altamente desejável comunicar informações diretamente, sem intermediários – caso contrário, as comunicações se tornam um jogo de “telefone danificado”.

Veracidade 

Um aspecto importante da informação é a veracidade dos dados. Infelizmente, esta questão é filosófica. Mas pelo menos é útil entender que quanto mais longe – é mais difícil para esses gerentes esconderem o furador em uma sacola. Os funcionários podem extrair informações objetivas de várias outras fontes.

Gestão de Mudanças

Não é suficiente apenas transmitir informações – para colocar os funcionários antes do fato. Segundo os especialistas, é importante “vender” todas as ideias e inovações que são importantes para a empresa, especialmente quando se trata de mudanças. Precisamos deixar tempo para as pessoas se acostumarem às inovações, passando por um estágio de transição do antigo modelo de trabalho para o novo.

É importante falar sobre as mudanças da maneira mais simples, aberta e completa possível, para que os funcionários não tenham a impressão de que estão tentando enganá-los – isso ajuda a lidar com a desconfiança. Além disso, para se ter uma ideia, as pessoas devem ver os benefícios de sua implementação para si – material, carreira, associadas ao motivo do reconhecimento.

O modelo SCORE é conveniente para analisar informações e planejar mudanças. Assim, primeiro são descritos os sintomas do estado atual (Sintomas), depois suas causas (Causas), os resultados a serem alcançados (Resultados), os recursos necessários para isso (Recursos) e os efeitos desejados de longo prazo (Efeitos).

Canais de comunicação

Para gerenciar efetivamente as informações em uma equipe, você pode usar diferentes canais: reuniões (reuniões, apresentações, no formato “gerente-empregado”) e mídia corporativa (portais internos, redes sociais, boletins informativos, jornais, revistas, painéis de informações).

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É desejável que as informações-chave sejam entregues de várias fontes de uma só vez – por exemplo, é mais fácil para alguns dos funcionários percebê-las a partir das palavras do gerente e para alguém lê-las por meio de um e-mail.

Forma e Conteúdo

O que importa não é apenas o que o gerente diz, mas também como. Hábitos de condenar, criticar publicamente, ordenar, ameaçar são apenas parte das barreiras de comunicação que impedem a troca produtiva de informações. Ao fornecer informações subordinadas aos gerentes, recomenda-se aplicar a regra KISS (Keep it Short and Simple – “Torne-a mais curta e fácil”). Não faz sentido encher a mente das pessoas com conhecimento desnecessário, submeter informações de forma intrincada e confusa – isso leva a mal-entendidos e inconsistências.

Ao mesmo tempo, o gerenciamento de informações é a capacidade não apenas de comunicá-lo, mas também de receber feedback dos funcionários. As principais etapas tradicionais desse processo são: fornecer informações à equipe, analisar a equipe, esclarecer dúvidas e, em seguida, ajustá-las conforme necessário.

É crucial que o gerente encoraje os funcionários a fazer perguntas e esclarecer se algo não está claro, e também desenvolver habilidades de escuta ativa. Parece-nos que os possuímos por definição – ouvimos o que uma pessoa diz e acreditamos que a ouvimos. Acontece que não é assim: ser capaz de ouvir é uma habilidade que a parte do leão dos líderes de nossas empresas não possui.

8 maneiras eficazes de melhorar suas habilidades de comunicação

Se você se sentir desconfortável ao se comunicar com as pessoas, isso não significa que você não pode se tornar um interlocutor maravilhoso e um palestrante convincente. Às vezes, basta trabalhar um pouco em você para desenvolver suas habilidades de comunicação. Algumas dicas simples irão ajudá-lo com isso.

1. Assista sua linguagem corporal

Nossos gestos costumam dizer à outra pessoa muito mais que palavras. Você pode argumentar que está aberto à conversa, mas suas mãos estarão cruzadas, traindo seu isolamento. Ou diga que você está ouvindo – mas o visual vai se perder. Tudo isso é automaticamente “lido” pelo seu interlocutor. Se você quiser que a conversa seja bem-sucedida, preste atenção não apenas ao que você diz, mas também à sua expressão facial, gestos e postura.

2. Livre-se dos “poluidores” do discurso

Se você quiser que suas palavras soem convincentes, elimine os “silenciadores” desnecessários, como “uh” e “mmm” ou absolutamente sem sentido “bem” ou “como”. Como fazer isso? O principal é o controle. Comece dizendo cada vez o uso dessas palavras. Assim que você começar a prestar atenção nelas e isolá-las do fluxo da fala, ficará mais fácil para você se livrar delas.

3. Prepare-se para pequenas conversas.

Uma conversa pequena e sem sentido com uma pessoa desconhecida, por exemplo, em uma festa no escritório, é uma arte completa. Neste caso, tal conversa pode ser um entretenimento agradável, se você estiver um pouco preparado para isso e esboçou um pequeno plano. Use o chamado princípio da FORD (família, ocupação, recreação, sonhos) – família, trabalho, lazer, sonhos. Em vez de preencher uma pausa desajeitada com conversas sem sentido sobre o tempo, pergunte à pessoa sobre seus planos para o verão ou o último filme visto, pergunte sobre suas preferências na literatura. Acredite em mim, seu interlocutor será muito melhor falar sobre o assunto de interesse para ele do que ouvir suas tentativas de entretê-lo.

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4. Faça perguntas e repita as palavras do interlocutor

Mostre à pessoa que você está realmente envolvido na conversa. A melhor maneira de demonstrar isso é repetir as últimas palavras e fazer uma pergunta esclarecedora. Seu interlocutor entenderá imediatamente que você ouviu atentamente e terá prazer em continuar a conversa.

5. Coloque o telefone de lado

Este conselho pode parecer óbvio, mas olhar para notificações e mensagens no telefone tornou-se um hábito para muitos e tornou-se uma ação automática. Observe se você se tornou um refém desse hábito. Mesmo uma breve olhada no telefone pode ofender seu interlocutor e arruinar a conversa.

6. Ajustar para o público

Outro segredo de bons oradores é levar em conta as características do seu público. É o alimento adequado que ajudará suas palavras a alcançar o objetivo. Use a situação apropriada, estilo de comunicação e vocabulário, considerando com quem você está falando: colegas, chefe, parceiros de trabalho, amigos ou apenas conhecidos.

7. Incluir lógica

Seu discurso deve ser lógico e estruturado, mesmo que os pensamentos passem e saltem. O entrevistador deve entender facilmente o que você quer dizer. E para isso, em primeiro lugar, decida por si mesmo o que exatamente você quer transmitir ao interlocutor. Tente dar um pouco de contexto. Use argumentos adequados e não misture fatos.

8. Ouça

Paradoxalmente, um bom interlocutor é, antes de tudo, um bom ouvinte. Desenvolva sistematicamente a capacidade de se concentrar na conversa e ouça atentamente sem se distrair. Mostre ao seu interlocutor que você está interessado no que ele diz e tenha empatia com ele – e a conversa vai acabar se revelando.

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