Relatórios, relatórios, relatórios … A partir desta palavra, muitos estão tremendo.
De fato, em algumas empresas, o processo de geração de relatórios é construído de maneira extremamente ineficiente – centenas ou mesmo milhares de pedaços de papel, arquivos e anotações desnecessários.
E começa a parecer aos funcionários que eles estão atolados em uma série interminável de relatórios, em vez de cumprirem suas obrigações.
Os gerentes devem entender que não é o número de relatórios que importa, mas o conteúdo. O que precisa ser alterado para que os relatórios “para exibição” se transformem em uma ferramenta eficaz de gerenciamento de pessoas?
O segredo mais importante para a eficácia dos relatórios é a análise, avaliação e conclusões.
O gerente não deve apenas receber relatórios dos subordinados e armazená-los. As informações recebidas devem ser analisadas, discutidas com o funcionário, para tirar conclusões e fazer ajustes para continuar o trabalho.
Relatórios preparados corretamente trazem benefícios inegáveis para a equipe de gerenciamento e para os subordinados.
“Bônus” para a cabeça
- Clareza e compreensão – quem, onde, o que, quando está envolvido.
- Avaliação do desempenho dos funcionários.
- A oportunidade de conhecer antecipadamente sobre possíveis problemas.
- Identificação e correção de erros e substituição de esquemas de trabalho ineficientes.
- Os relatórios podem aumentar a produtividade do trabalho em até 30%.
- Identificação de “elos fracos”, especialmente entre funcionários em período experimental.
Bônus para subordinados
- Nivelamento das habilidades de gerenciamento de tempo e planejamento eficaz.
- Uma demonstração regular de sucessos e realizações pessoais para um gerente superior é uma grande oportunidade para os carreiristas.
- Rastreamento e minimização de erros no trabalho.
- Auto-avaliação de sua própria eficácia.
Quais são os relatórios
Os relatórios são individuais e em grupo. Cada funcionário escreve a primeira opção por conta própria, a segunda – um relatório sobre o trabalho do grupo – o gerente de projeto escreve.
Nas empresas em que a transparência e a assistência mútua são muito estimadas, eles até compartilham relatórios.
Por exemplo, um gerente que lidera um projeto pode examinar o relatório de um vizinho envolvido em outro projeto, procurar algo útil para seu trabalho ou dizer a seu colega algo valioso para melhorar seu desempenho.
Diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, anualmente – os relatórios de funcionários de diferentes níveis são necessários para a empresa, decide o chefe.
A opção de escrita também depende das preferências de um gerente superior: um gosta de textos detalhados, gráficos e tabelas no Word, outro gosta de números secos nas planilhas do Excel e o terceiro gosta de imagens coloridas com efeitos especiais nas apresentações em Power Point ou PDF.
As sutilezas dos relatórios diários
- Os relatórios diários devem ser precedidos pelo planejamento diário , seguido pela mesma análise, avaliação e conclusões.
- Os relatórios devem ser enviados dia após dia – não “na quarta-feira escreverei até sexta-feira” etc.
- O relatório deve indicar claramente: o volume de trabalho realizado por dia, dificuldades encontradas, sugestões para melhorar a eficiência.
- Ao analisar o relatório, o gerente pode fazer perguntas adicionais.
As sutilezas dos relatórios semanais
- Brevidade é a irmã do talento. Um relatório não deve conter dezenas de páginas: idealmente, um funcionário gasta cerca de 10 minutos para escrevê-lo e um gerente leva cerca de 2 minutos para lê-lo.
- Os relatórios semanais ajudam a acompanhar a dinâmica do desempenho dos funcionários.
- Se um gerente insistir para que o colega não entregue a pasta desejada para a terceira semana, etc., você poderá facilmente gerar os relatórios anteriores e ver quem está certo e quem está errado.
- Resumir a semana de trabalho é um indicador da eficácia dos relatórios diários.
Muitos executivos se apegam à quantidade louca de relatórios, especialmente em grandes empresas. Às vezes, pode levar muito tempo para analisar a documentação dos relatórios. Mas esse item deve ser planejado no cronograma do gerente superior.
Olga Tarasevich, HRD da escola online de inglês EnglishDom, tem certeza de que escrever relatórios é parte integrante do trabalho de uma empresa de sucesso:
“Você acha que, em vez de relatar e conversar tediosamente com a gerência, você poderia fazer muitas coisas úteis? Tem certeza de que, executando as próximas tarefas, não cometerá os mesmos erros ou seguirá o mesmo caminho ineficaz da última vez?
Planejamento, relatórios, análises com gerenciamento e re-planejamento, mas já levando em consideração os erros considerados e as novas idéias de melhoria, é o caminho para o sucesso da empresa. ”
Cada gerente decide por si mesmo se precisa de relatórios diários de todos os funcionários ou relatórios semanais dos chefes de departamento. Mas você não deve negligenciar os relatórios.
Planejamento eficaz + relatórios bem escritos + análise e trabalho sobre erros = aumentando o nível e a produtividade dos funcionários, aumentando as receitas da empresa e a paz de espírito pessoal da cabeça.
Fontes:
Small Biz Trends
The Balances MB
Bp Plans
Life Hack
SBA – US
Franchise Direct
