A lista de tarefas é um dos métodos mais importantes de gerenciamento eficaz do tempo. De fato, todas as técnicas de gerenciamento de tempo existentes são baseadas em listas. E não por acaso. Todos os dias tentamos carregar ao máximo. Mas isso nem sempre é possível, mais frequentemente à noite há tarefas não cumpridas.
Todos os dias eles se acumulam. As listas permitem que você não perca nada e mantenha seu tempo sob controle. Eles sempre mostrarão em que ponto do horário de trabalho você está em determinado momento.
E a lista é um ótimo motivador. Quando você trabalha em itens pré-compilados, não há espaço para a preguiça.
Basta pegar a próxima tarefa e executá-la. Se a “preguiça” atacar, então é melhor começar a trabalhar com as tarefas simples. Por 5-10 minutos de tal trabalho, o nível de auto-motivação certamente aumentará.
Uma grande vantagem das listas é que elas abrem o caminho para a criatividade. Para transferir tarefas atuais para o papel, liberamos o cérebro para tarefas mais criativas.
Listas e criatividade
Criatividade não é apenas feita à mão. É uma criação, a criação de algo novo em qualquer campo. Criar novas ideias também é criatividade. A capacidade de criar é uma das qualidades importantes de uma pessoa. E extremamente valorizado no ambiente de negócios.
Acredita-se que qualquer líder deve tê-los. No entanto, apenas 25% das pessoas conseguem liberar seu potencial criativo.
Na maioria das vezes, a razão para isso está na organização errada das atividades. Para criar, você precisa se inspirar. E onde posso obtê-lo quando você literalmente afundou sob uma pilha de pequenas tarefas de rotina?
Além disso, o músculo criativo deve ser treinado regularmente. Isso permite que você adquira as habilidades necessárias, aprimore a técnica de execução e encontre os métodos de trabalho mais eficazes. Mas o treinamento exige tempo e esforço. Para fazer isso, você também precisa gerenciar efetivamente seu tempo.
Portanto, os melhores aliados de uma pessoa criativa são a lista e a programação. Ambas as ferramentas retêm a energia interna da pessoa e permitem direcioná-la na direção certa. Normalmente essa energia é desperdiçada muito rapidamente.
Bem, se a “bateria” acabou de ser descarregada. Então você só precisa se recarregar. E se o “burnout” acontecer, levará muito tempo e será difícil restaurá-lo.
As listas protegem nossa energia de gastos desnecessários em assuntos menores, problemas insignificantes, tarefas desnecessárias. Assim, uma pessoa tem mais energia e tempo. E ele pode direcioná-los para a criatividade.
Não menos importante para criatividade e programação. Pois o cérebro rapidamente se acostuma a fazer algo definido em um ponto fixo no tempo. Ele acompanha esse momento e se prepara para o caso com antecedência. Portanto, o agendamento permite que você participe imediatamente do processo criativo no ritmo certo.
Aprenda a gerenciar seu tempo.
As listas estão entre as dez coisas mais importantes a fazer todos os dias. Mas a julgar pelos comentários, nem todos ainda entendem o quão importante é essa ferramenta para a vida.
As pessoas sonham com uma vida melhor, uma versão melhor do seu eu. Todo mundo quer se tornar melhor, desenvolver novas habilidades úteis.
Nunca é tarde demais para começar uma nova vida. E se você não tem o hábito de fazer uma lista de tarefas para o dia, então é hora de desenvolvê-lo para melhorar a qualidade de sua vida.
Comece com um teste rápido que mostrará o quão bem sucedido você é em administrar seu tempo. O teste é publicado neste site por um longo tempo. Iniciantes não podiam vê-lo, e os idosos podiam esquecer seus resultados.
Não tenha preguiça de deixar o seu comentário lá, conte-nos quantos pontos você marcou. Não esqueça de ver outros comentários. Talvez eles te digam algo.
E se os resultados do teste que você não gosta e você definir metas ambiciosas, então é hora de pegar as listas. Pois esta é a base do gerenciamento eficaz do tempo.
Fazer uma lista de tarefas não é de forma alguma uma simples enumeração de todas as tarefas possíveis. Uma lista eficaz deve distribuir todas as tarefas de forma que elas possam ser executadas. Uma lista de sucesso deve levar à conclusão de todos os itens.
10 dicas para fazer a lista perfeita de tarefas
Injetar em si mesmo o hábito de viver de acordo com a lista diária de afazeres não é tarefa fácil. Não é suficiente ser capaz de fazer boas listas. As dificuldades estão apenas começando. E o mais difícil é aprender a viver de acordo com a lista. Dia após dia, você precisará aprender a se organizar de acordo com o seu plano.
Especialmente difícil para aquelas pessoas que vivem “de inspiração”. Sua mente não é disciplinada. Portanto, ele resistirá ativamente, de todas as maneiras possíveis, tentando evitar executar tarefas.
No entanto, se a lista de tarefas estiver registrada corretamente, o processo de auto-organização será muito mais fácil.
A satisfação da conclusão de assuntos importantes será preenchida com entusiasmo e energia. Você vai trabalhar de forma mais ativa e produtiva.
As 10 dicas a seguir ajudarão você a criar uma lista de tarefas e a executá-la com eficiência. Na verdade, esses são dois processos separados e as dicas para eles são diferentes. Portanto, nossos dez são divididos em duas partes.
Parte I. FAZENDO A LISTA IDEAL
Dica 1. Pense hoje
A lista de tarefas deve ser realista e clara. Inclui apenas as tarefas que você pode realmente fazer em um dia. Para verificar a realidade da lista, basta que cada item se pergunte: “Posso começar esta tarefa agora?”
A lista de tarefas não é uma lista de metas globais. Suas metas globais devem ser escritas separadamente. E para cada um deles é melhor ter um plano separado. Em sua base, listas de casos para o dia estão sendo elaboradas. Da mesma forma, você pode fazer planos mensais e semanais separados.
Uma lista diária ideal parece um plano operacional para o dia.
Dica 2. Esmagar o trabalho
Essa regra é uma das regras básicas de uma lista ideal de tarefas. Atribuições abstratas na lista não devem ser.
Com uma clara divisão de tarefas para executar a maioria dos itens da lista, não levará mais de 10 a 15 minutos. Mas se esse detalhamento te cansar, você pode parar no nível de 30 a 40 minutos.
Por exemplo, você precisa atualizar o estofamento do sofá. Você pode simplesmente escrever “Chame o assistente”. Mas ao mesmo tempo você precisa fazer toda a cadeia:
- encontre alguns workshops;
- encontrar seus telefones;
- descubra preços e compare;
- escolher um workshop específico;
- ligue e ligue para o mestre.
Detalhar permite apresentar o caminho como uma sequência de etapas simples. Com um único olhar, você pode apreciar toda a imagem da sua atividade. Você pode adiar essas etapas por vários dias.
E passar por uma cadeia de reflexão muito mais rápida, porque não há necessidade de perder tempo analisando o que precisa ser feito a seguir.
Dica 3. Palavras claras
Às vezes é difícil para uma pessoa começar ações específicas. E o estupor surge não por causa da complexidade da tarefa, mas por causa de sua formulação incorreta. O cérebro gosta de instruções claras.
Compare, por exemplo, duas frases: “Resolva o problema com o telefone” e “Leve o telefone para reparo”. À primeira vista, eles são idênticos. Mas o cérebro irá processá-los de maneira diferente. No primeiro caso, temos uma descrição generalizada do desejo de fazer alguma coisa.
Não há resposta para a pergunta “O que fazer?” Portanto, esforços adicionais são necessários para elaborar um plano de ação. A segunda opção sugere imediatamente uma ação específica. Não precisa pensar. Pegue e faça.
O principal objetivo da lista de tarefas é alocar eficientemente seu tempo para resolver todas as tarefas definidas para o dia. Cada item da sua lista deve levar a uma decisão. Portanto, ao escrevê-lo, use palavras que descrevam com mais precisão as ações necessárias.
Dica 4. Atribua tarefas claramente
Se você simplesmente listar todas as tarefas do dia, o efeito de tal lista de tarefas será mínimo. Pois ele não garante o uso racional do tempo e o desempenho de todas as tarefas importantes. Para aumentar a eficiência do seu trabalho, você precisa classificar as tarefas, isto é, priorizá-las. Um ajudante ideal nisso é a matriz de Eisenhower .
Uma proeminente figura militar e política, o 34º presidente dos Estados Unidos, Eisenhower teve que refazer muitos casos em um dia. Ele inventou essa matriz para aumentar a produtividade e a eficiência do trabalho. Ela se tornou sua ferramenta favorita ao planejar.
Se essa técnica for muito complicada para você, basta reorganizar os itens da sua lista por importância. No começo, sempre estão as tarefas mais importantes. Outra cadeia é construída em ordem decrescente de importância dos assuntos.
Organize seu trabalho estritamente de acordo com a lista. Então, mesmo que você não tenha tempo, esse fato significará pouco para você. Porque o negócio perdido não é tão importante para você.
Dica 5. Digite uma gradação temporária.
Em uma lista ideal para cada item deve ser pensado período de tempo. Cada linha deve conter os minutos necessários para concluí-la. Muitas vezes é difícil determinar o tempo exato.
No começo, seus números podem ser muito diferentes dos reais. Mas a experiência gradualmente chegará e você indicará intervalos mais precisos.
Em primeiro lugar, a gradação temporal possibilita avaliar realisticamente a possibilidade de implementar tudo planejado.
Uma lista simples de tarefas pode enganar, mas para verificar a realidade do plano, basta adicionar todos os números. O número total mostrará o tempo total que você acha necessário para concluir todos os itens da lista.
Se levar muito mais tempo para concluir todas as tarefas do que você, a lista deve ser revisada. De qualquer forma, a 25ª hora do dia não aparecerá.
A segunda grande vantagem da graduação temporária da lista é a possibilidade de organização eficiente do tempo de trabalho.
Se, por exemplo, você fez uma tarefa 15 minutos antes do tempo, então nesses 15 minutos você pode facilmente fazer um novo trabalho, calculado apenas para este tempo.
Parte II – Realizamos as tarefas da lista
Dica 1. Comece com um começo fácil.
Você pode começar seu dia de trabalho de maneiras diferentes. Com uma abordagem extrema, a pessoa mobiliza a força de vontade, se fecha em punho e começa a agir, independentemente de “eu quero – eu não quero”.
Ainda há uma maneira de retardar o acúmulo: uma xícara de café, uma pausa para fumar, uma conversa agradável com os colegas. Para começar o trabalho em algum lugar em uma hora. Mas eles não começam a agir imediatamente, porque ainda precisam de ajustes.
O primeiro caminho é difícil. É escolhido por pessoas com uma vontade forte. Na massa geral do povo, não há muitos deles. A maioria das pessoas reclama que, pela manhã, é difícil para elas “balançarem”. Eles gastam muito tempo para entrar em seu ritmo de trabalho.
É melhor que essas pessoas iniciem o dia com algo simples. Entre na sua lista de tarefas por 1-2 minutos. Por exemplo, “remova o papel da mesa”, “limpe o teclado”, “adicione papel à impressora”.
Tais ações simples permitem que você afine seu cérebro para trabalhar, sem causar negação. Após 10-15 minutos de tal atividade, você entrará facilmente no ritmo de trabalho.
Dica 2.
Constantemente monitore-se.
O dia de trabalho é limitado e apenas um certo número de casos pode ser colocado nele. E se você quer fazer mais, então você tem que desistir de algo, ou ter tempo pessoal, o que não é bom. Um homem deve viver não só trabalho.
Ele precisa de um descanso normal, para não “queimar”. Não é necessário se entregar às ilusões de que o entusiasmo e a alta eficiência ajudarão a fazer tudo.
Mesmo que você aplique técnicas para aumentar a produtividade , ele adicionará apenas algumas horas. Mas a eficácia desuas ações não é garantida.
A única maneira de fazer uso efetivo do seu tempo é monitorar constantemente o que você está fazendo. Para não se distrair com assuntos vazios e insignificantes, pergunte-se com mais frequência:
- Por que estou fazendo isso?
- Este é realmente o melhor momento para isso?
- Realmente vou fazer melhor que os outros?
- O que acontece se eu não fizer isso?
Se você quer aprender como gerir eficazmente o seu tempo, este hábito será a melhor maneira de alcançar o seu desejo.
Dica 3. Desligue imediatamente
Cruzando muito bem motivado para o trabalho. Assim que concluir a tarefa, exclua-a imediatamente da sua lista ou selecione a linha correspondente com um marcador de cor (é mais divertido ver a lista de cores). Isso permitirá que você veja uma imagem figurativa do que foi feito e do que precisa ser feito. Então é mais fácil se concentrar em fazer coisas que não foram feitas.
Neste trabalho com a lista se assemelha a subida da montanha. Quanto mais próximo o topo, mais poder aparece em uma pessoa. Ele vê o fim do difícil caminho e quer alcançá-lo o mais rápido possível.
O rápido “emagrecimento” da lista adiciona força extra. Quanto menos problemas não resolvidos permanecerem na sua lista, maior será a confiança de que você poderá fazer tudo.
Se você quiser adicionar mais motivação a si mesmo, no final do dia escreva na sua lista: “Eu sou um bom companheiro! Eu fiz isso! Salve a lista. Esta inscrição pode ser o melhor motivador para você não apenas no dia seguinte, mas também no período em que você fica repentinamente preguiçoso.
Dica 4. Motive-se
Com um longo movimento em direção a um alvo maior, é fácil cair em um estado de estupor. Sim, você pode andar mil milhas. Anteriormente, assim foi, por exemplo, os peregrinos, e não só eles. Por exemplo, agora estou lendo outro livro de Dan Millman sobre a vida do jovem Sócrates, o mentor do Guerreiro da Paz .
Então ele andou pelo chão da Rússia. Mas foi no século XVIII. As pessoas então viviam em um mundo de outras velocidades e outras categorias.
Agora todo mundo quer resultados rápidos. Um pequeno passo, se você não vê o resultado, não acrescenta entusiasmo. Gradualmente, uma pessoa perde motivação e energia. E se isso acontecer, então ele precisa encontrar novas fontes que o motivem. Também é importante se você é preguiçoso e não quer fazer nada.
Em tais casos, faça pequenas recompensas agradáveis por completar cada tarefa – uma xícara de café, uma caminhada, assistir notícias online, etc. Adicione entusiasmo e “decoração” da lista. Uma boa adição ao texto serão pequenas imagens semânticas.
Você pode encontrar ícones para diferentes tipos de motivação. Concorda que uma foto com uma xícara de café aromático é mais inspiradora do que uma simples frase.
Mas, em geral, o melhor objetivo é a melhor motivação. É por isso que é importante que estabeleça seus objetivos. E para não se perder no nevoeiro da rotina, lembre-se de onde você está indo.
Dica 5. Seja obrigatório
Apenas a ação leva ao sucesso. Uma lista que não é executada não dá nada. Cada item da lista deve ser obrigatório para você. Portanto, é muito importante prescrevê-lo com cuidado, levando em conta as cinco dicas acima.
Lembre-se que no tempo gasto em um negócio irrelevante, você poderia fazer outra tarefa. Portanto, deve haver coisas realmente importantes na sua lista. Um bom conselho é fazer uma lista de 1-3 a 5:
- uma tarefa principal do dia;
- três coisas importantes (levam a metas);
- cinco outras tarefas.
Para o dia você tem apenas nove tarefas. É muito ou pouco? O critério pode servir como a eficácia de suas ações. Se você está se movendo em direção ao seu objetivo todos os dias, então está tudo bem.
Se você não tiver certeza de que essa tarefa deve ser executada, remova-a da lista. E tudo escrito se torna lei para você. O princípio é bem difícil. Fazer isso requer muito esforço e autodisciplina.
Se você perceber que não tem tempo para fazer todas as coisas da lista, pare e procure a causa. Você pode ter muitas tarefas na sua lista. Talvez você calcule incorretamente a graduação do tempo ou esteja faltando alguma coisa, por exemplo, não leve em conta o tempo na estrada.
Em geral, a lista deve ser fornecida para estoques temporários. Então, se o plano entrar em colapso, sempre haverá tempo para entrar no quadro da programação.
Serviços on-line para fazer
listas
As tecnologias modernas tornaram-se grandes assistentes no planejamento diário. Lembre-se, costumava haver ímãs na geladeira com os quais mantivemos listas intermediárias. Esses ímãs eram muito confortáveis. Se você estiver ocupado cozinhando e ver que algo termina, você pode marcar imediatamente a lista. Pessoalmente, gostei. Eu até tinha um caderno especial em uma base magnética com uma caneta ligada a ele (como dizem, tudo está à mão).
Notas pegajosas foram amplamente utilizadas em salas e escritórios. Geralmente eles se agarravam ao computador. O problema com essas anotações é que elas se multiplicam a uma velocidade assustadora. Com o tempo, encontrar algo realmente importante tornou-se problemático.
E agora, muitas pessoas usam esses métodos (inclusive eu). Mas já é ontem. Smartphones autorizados a se afastar dos papéis. Com a ajuda de serviços especiais, você pode manter muitas listas diferentes. E enquanto eles estão sempre à mão. Convenientemente.
Então, se você está cansado dos papéis, então você pode usar com sucesso um dos serviços especializados.
Você pode encontrar muitos bons programas para manter listas de tarefas. Existem programas muito simples, mas existem “monstros” reais que permitem trabalhar com grupos em vários projetos. A propósito, mesmo no dia a dia, às vezes é importante ter um acesso compartilhado à lista.
Por exemplo, uma esposa pode sempre adicionar o que precisa ser comprado, e um marido pode fazer compras à noite de acordo com a lista recebida.
Alguns serviços contêm chips diferentes para aumentar a motivação. Na maioria das vezes, recebem bônus ao concluir uma tarefa, mas há outras recompensas.
Por exemplo, o serviço Habitica (habitica.com) é um jogo real. Os desenvolvedores estão convencidos de que o jogo é mais fácil de melhorar sua eficácia e desenvolver habilidades úteis. Ações diárias assumem a aparência de monstros que você deve derrotar.
Existe um amplo sistema de incentivos (positivo, negativo, previsível, aleatório). Você pode até instalar uma extensão especial do Chrom, que leva pontos para visualizar sites inúteis e os adiciona para visitar sites úteis.
Serviço muito simples e conveniente – Todoist (todoist.com). Ao mesmo tempo, é bastante poderoso. Pode manter várias listas de uma vez e definir prioridades.
Permite que você adicione rapidamente novas tarefas e faça planos detalhados para a implementação de suas tarefas. Você pode formar metas e acompanhar graficamente sua implementação. O serviço é gratuito. Contas pagas são fornecidas para o trabalho em equipe.
Any. (www.any.do) é projetado para manter listas de tarefas, subtarefas e anotações (para priorizar e não esquecer de nada). Permite sincronizar suas listas com o calendário.
Qualquer tarefa pode ser colocada em uma das quatro seções principais: Hoje, amanhã, depois, sem tempo. Uma característica interessante – uma ligação para o mapa. O serviço rastreia a localização da pessoa e sempre lembra a ele o que fazer na chegada a um determinado ponto.
Google Keep (www.google.com/keep) – instalado por padrão em muitos smartphones. Permite criar listas de tarefas e lembretes. A ligação é por tempo e localização. Devido à sua ligação a smartphones, esse aplicativo é amplamente distribuído. Segundo as estatísticas, é usado por mais de 10 milhões de pessoas.
O Wunderlist (www.wunderlist.com) permite que você faça uma variedade de listas – tarefas, compras, filmes, tarefas domésticas. Você pode definir um lembrete. Você pode trabalhar em conjunto em projetos.
Em 2015, com base no Wunderlist, a Microsoft começou a desenvolver o serviço To-Do . Este serviço está previsto para ser integrado em todas as aplicações Microsoft baseadas em sistemas IOC, Android, Windows 10. Ele também será apresentado como um serviço da web separado. To-Do tem um recurso exclusivo – “Ofertas”.
Com base no calendário e na lista de tarefas, os usuários receberão as tarefas mais importantes e relevantes. O serviço ainda está em desenvolvimento. Mas já existe uma versão preliminar.
Então, como exemplo, descrevi alguns dos serviços on-line existentes para criar uma lista de tarefas. Todos eles estão disponíveis gratuitamente, então use na saúde. Mas para escolher um serviço adequado, você precisa experimentar algumas peças. Então você verá quais recursos você precisa, o que você precisa na interface e quantos recursos você gostaria de ter.
Fonte:
https://www.thebalancecareers.com/
https://www.livecareer.com/
https://www.forbes.com/leadership/
https://www.forbes.com/business/
https://www.indeed.com
https://www.monster.com/
