Recepcionista da empresa

Como escolher uma recepcionista

O funcionário da recepção é o rosto da empresa. Sua reputação depende em grande parte da capacidade de um especialista em atrair visitantes e responder a quaisquer perguntas. Rjob descobriu por quais critérios eles avaliam as habilidades profissionais dos administradores na recepção.

Sexo 

As meninas – formadas ontem em universidades e faculdades – geralmente se candidatam ao cargo de administrador atrás do balcão de informações. Sorridentes e fáceis de se comunicar, esses funcionários causam uma impressão favorável nos clientes e parceiros de negócios da empresa.

“A recepção é um componente significativo de qualquer grande escritório. Essa é a distribuição de chamadas, reuniões e informações aos hóspedes, processamento de correspondência, interação com serviços de correio e transporte ”, diz Ksenia Kolesnikova, gerente de projetos da Coleman Services. 

O administrador é a primeira pessoa que as pessoas encontram quando chegam à organização. Geralmente, a gerência da empresa quer ver uma garota na recepção: bem cuidada, amigável, com um discurso competente. ”

Professor fazendo entrevista
Professor fazendo entrevista

Obviamente, a aparência não é o único critério de seleção. O administrador deve ser responsável, resistente ao estresse , proativo, assíduo, pronto para trabalhar no modo multitarefa. 

Aparência

Nenhum empregador quer assumir o cargo de administrador de uma pessoa que não se cuida. 

“Você não pode colocar uma pessoa acima do peso na recepção de uma academia. Uma senhora simpática e executiva, mas extremamente bem vestida, com unhas roídas, não pode trabalhar em um salão de beleza ”, comenta Nadezhda Kravchenko, chefe da consultoria de RH .

Anastasia Kotelnikova, diretor geral da rede de clínicas de cosméticos SkinLazerMed , observa a importância da aparência apresentável do administrador. Mas você não deve ir ao extremo e procurar garotas com aparência de modelo .

“Para mim, estar acima do peso não é um obstáculo para a contratação. A única restrição nessa área pode ser a situação em que, devido ao excesso de peso, um funcionário não possa estar em seu local de trabalho sem nenhum desconforto, ou ele terá problemas com a seleção de uniformes aceitos pela empresa. 

Nesse caso, se eu gostar do especialista e estiver interessado no trabalho, posso pedir que ele reduza o peso ao mínimo necessário ”, diz Anastasia Kotelnikova.

Idade

Muitas vezes, na recepção, eles levam jovens funcionários sem experiência, mas recentemente houve uma tendência diferente.

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“Há alguns anos, na imprensa profissional, eles escreveram que o administrador na recepção é a posição mais atraente para os funcionários iniciantes

No entanto, as entrevistas de hoje com grande sucesso são especialistas que já têm experiência, respectivamente, são mais velhas (entre 25 e 27 anos ou mais) daqueles que estão apenas começando suas carreiras ”, comenta Yulia Anisimova, diretora geral da Office Line, empresa internacional da ANCOR . 

“Os empregadores começaram a prestar muita atenção não apenas à experiência de trabalho, mas também às características pessoais, à coincidência dos valores da empresa e ao potencial funcionário”.

Qualidades pessoais

Astuto aqueles empregadores que dizem que não estão interessados ​​nos valores da natureza e da vida dos subordinados. Como entender o que é um candidato a administrador?

De acordo com Yulia Anisimova, tipos de teste como psicogeometria (o candidato precisa escolher uma figura geométrica que o caracterize e depois classificar os outros em ordem decrescente de preferência), um teste MBTI para determinar o tipo de pessoa (o candidato precisa avaliar quanto ou outras afirmações são verdadeiras em relação a ele).

Natalia Storozheva, diretora geral do Centro de Negócios e Desenvolvimento de Carreira “Perspectiva”, recomenda prestar atenção ao nível da cultura da fala: “Isso não é trazido por nenhum treinamento, é isso que é incutido na família, desenvolvido na escola. 

Também requer boa vontade interna, empatia, vontade de conhecer, tomar o lado do cliente, o que é extremamente difícil de ensinar

Se uma pessoa está com raiva, arrogante, agressiva, será notável ao se comunicar com os visitantes, colegas. E isso é categoricamente inaceitável para uma vaga “.

Anastasia Kotelnikova durante uma entrevista diz aos candidatos que ela não contrata pessoas histéricas, sensíveis e vingativas.  

“O trabalho na recepção envolve resistência, tato e inflexibilidade em situações críticas. 

Essas qualidades devem ser igualmente manifestadas ao se comunicar com clientes e colegas. Às vezes é necessário resolver situações inesperadas ou mesmo conflitantes. Os funcionários histéricos se perdem em uma situação estressante, começam a entrar em pânico e a reagir agressivamente. 

Eles não ouvem ninguém por perto, não podem tomar uma decisão importante em tempo hábil ”, comenta o especialista. – Também não aceito funcionários sensíveis, pois essa qualidade afeta diretamente o trabalho e a vida da equipe. Não se trata de queixas pessoais, mas de uma reação aos comentários profissionais do líder e colegas.

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mulher fazendo entrevista
mulher fazendo entrevista

Profissionalismo

Como verificar se o candidato corresponde às habilidades indicadas em seu currículo? Julia Anisimova aconselha: “Em uma conversa com um empregador em potencial, um candidato promissor fala sobre o lado profissional de sua carreira: ele descreve em detalhes as habilidades, realizações e tarefas que resolveu no trabalho anterior. 

É importante que o candidato não apenas reconte o currículo, mas descreva com mais detalhes os momentos importantes do caminho do trabalho. 

Por exemplo, se um candidato disser que aprendeu a usar a funcionalidade avançada do PowerPoint para resolver um dos problemas e depois começou a aplicar regularmente esse conhecimento para trabalhar em outras tarefas, isso testemunhará sua capacidade de sistematizar e analisar analiticamente. ”

O especialista recomenda no processo de entrevista a realização de testes de perseverança e conhecimento de Excel, Outlook, Word, 1C, SAP.

 “Na entrevista, é importante descobrir quais tarefas o candidato está pronto para executar. Muitos candidatos, chegando à vaga do administrador, dizem que gostam de trabalhar com o fluxo de trabalho , mas não estão prontos para atender um grande número de chamadas ou receber correspondência de correios. 

Esses candidatos podem ser úteis em recursos humanos, contabilidade, mas não na recepção, pois têm medo de se comunicar com as pessoas ”, diz Ksenia Kolesnikova . 

“Para trabalhar na área de recepção, é melhor considerar os candidatos que entram em contato com facilidade, eles são atraídos para atividades administrativas e entendem como a recepção funciona, mesmo sem experiência profissional relevante.”

Julia Anisimova recomenda não pôr um fim aos candidatos com experiência mínima: “Se o candidato não tiver experiência relevante, o empregador pode pedir que ele conte em detalhes sobre sua educação, sobre qual assunto ele estava mais interessado, em que seus trabalhos e teses foram dedicados, ele fez alguma pesquisa? 

Assim, o empregador poderá determinar que tipo de mentalidade de candidato “.

Perspectivas de carreira

Alguns candidatos a emprego consideram o cargo na recepção como um trampolim para um maior crescimento na carreira. E isso é bastante natural, porque a maioria dos funcionários sonha com conquistas profissionais. 

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“O empregador não deve ter medo de que o candidato queira se desenvolver. O candidato responsável dirá que, para ele, o trabalho na recepção não é um estágio intermediário, mas uma ponte profissional. 

Enquanto trabalha, ele mostra interesse na empresa, estuda os recursos dos procedimentos internos e, no futuro, poderá se tornar um assistente profissional ”, comenta Yulia Anisimova .

Os empregadores esperam que o candidato ao cargo de administrador na recepção esteja pronto para trabalhar na empresa para esse cargo por pelo menos um ano.

“Se um candidato disser que, após seis meses, deseja mudar para o departamento de marketing, mas não pode tentar agora mesmo o departamento de perfil, porque não há vagas, ele poderá receber um dos programas de estágio”, aconselha o especialista.

Algoritmo de administração de recepcionista

Nadezhda Kravchenko aconselha:1. Definir

  • objetivos da posição;
  • tarefas que precisam ser resolvidas para alcançar objetivos;
  • ações que devem ser executadas para alcançar os objetivos;
  • competências, conhecimentos e habilidades necessárias para uma ação eficaz;
  • sistema salarial para uma determinada vaga;
  • perspectivas de desenvolvimento profissional e de carreira.

2. Realizar uma referência de mercado para entender se existem candidatos adequados, se sua remuneração é competitiva, se o perfil de posição está formado corretamente.

3. Prepare materiais de treinamento : cursos em vídeo, webinars, testes interativos.

4. Descreva os parâmetros da vaga na proposta de venda para atrair profissionais em seu campo.

5. Prepare uma oferta de emprego.

Esse algoritmo de ações ajudará o gerente e o especialista em RH a entender qual candidato para o cargo que deseja ver e como encontrá-lo o mais rápido possível.

Fontes:

Admin Jobs
Job Network
Global Careers Fair
Open Colleges
INC

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