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10 dicas sobre como aumentar sua produtividade

Eu considero a produtividade como um indicador muito importante. Primeiro de tudo, porque é um indicador numérico, o que significa que permite comparar facilmente diferentes ações. Mas este ainda é um indicador misterioso. E nem sempre vale a pena comparar-se com outra pessoa. O principal é avaliar o grau de avanço pessoal e melhoria usando-o .

Hoje, analisamos várias dicas que podem levar a resultados reais. Se você construir seu trabalho levando em consideração as recomendações abaixo, poderá aumentar sua produtividade várias vezes. Então, estude e aplique.

Dica 1 . Definir metas

Não inicie uma única ação até que você responda: POR QUE? Pergunte a si mesmo:

  • Por que estou fazendo isso?
  • Qual será o resultado disso?

Recentemente, Azamat Ushanov enviou um vídeo sobre como os info-empresários da América diferem dos nossos. Apenas, em primeiro lugar, ele observou esse recurso. Blogueiros de sucesso sempre sabem o que estão fazendo isso ou aquilo.

Mesmo em termos de movimento de energia, os alvos permitem que você concentre a energia no ponto final. E aumenta sua motivação e velocidade de execução. E até abre a veia criativa.

O mais difícil é fazer seus planos para o dia para não fugir da meta global. Afinal, há distrações e tarefas rotineiras constantemente interessantes. E, em geral, nossos pensamentos tendem a ir para outro lugar. Não se permita isso. Defina algumas metas e atinja-as para o resultado final. Quando não há desfocagem, tudo é feito muito mais rápido.

Tente organizar o trabalho da seguinte maneira.

  1. Defina uma meta para o mês.
  2. Quebre a tarefa em pequenas etapas e defina metas para cada semana.
  3. De acordo com isso, estabeleça metas para o dia.

É muito importante concentrar-se em fazer apenas uma tarefa por vez. Apenas é bom aprender com flyledi . Não escreva planos de folhas para o dia. É melhor planejar apenas TRÊS metas importantes. Além disso, você precisa ter mais algumas tarefas reservadas caso você possa fazer seu plano rapidamente e ainda houver tempo para trabalhar.

Mas em qualquer caso, não se transforme em um workaholic . Para cada tarefa, você deve tentar determinar o tempo de trabalho. Digamos que eu escreva um artigo 2 horas. Como ela saiu não é importante. Você não precisa de um ideal, da próxima vez que melhorar. Esta tarefa está completa. Vá para o próximo.

Personalize-se para concluir com sucesso o plano. Três tarefas por dia são bastante realistas. E se você não fizer isso, significa que você não os dividiu o suficiente. Preste atenção a isso.

Dica 2 . Acompanhe os resultados.

Os planos devem ser registrados e rastrear sua implementação. Então você pode avaliar:

  • quão habilidoso você é no planejamento;
  • você divide corretamente as tarefas em etapas menores?
  • Você realmente aprecia suas capacidades?
  • Você sente o tempo?

Uma análise mostrará o que está sendo feito incorretamente. E isso fará os ajustes apropriados.

Não se esqueça do seu principal objetivo para o mês. Todos os sábados, revise tudo o que você fez. E olhe, se você está se movendo na direção do seu objetivo, ou se a confusão o levou embora.

Se você não tiver feito tudo o que foi planejado para a semana, descubra por que isso aconteceu. As quatro causas mais comuns são comuns:

  • incapacidade de gerenciar seu tempo;
  • incapacidade de restringir o fluxo de informações recebidas;
  • muitos casos agendados;
  • falta de habilidades necessárias.

No primeiro caso, você precisa entender aonde seu tempo está indo. Geralmente é aconselhável realizar um acompanhamento rigoroso de pelo menos um dia. Para fazer isso, a cada 15 a 30 minutos, basta anotar o que você faz. Até mesmo um dia permitirá que você veja o que está acontecendo com seu tempo na realidade.

Você ficará surpreso quando perceber que realmente gasta apenas uma pequena parte do seu tempo de trabalho no trabalho. Os cientistas estimam que, em média, as pessoas no escritório realmente trabalham apenas 1,5 horas por dia . O resto do tempo eles vão para um intervalo para fumar, conversar, tomar café, embaralhar os papéis e fazer sua rotina diária.

Mesmo se você trabalha em casa por conta própria, muito tempo é gasto em tarefas como checar e-mails, ver notícias, lanches freqüentes, etc. Essas dificuldades podem ser evitadas com técnicas de agendamento de tempo .

Custos de tempo individuais surgem do excesso de perfeccionismo , quando uma pessoa tenta trazê-lo para o ideal. Trabalho absolutamente desnecessário. O gasto de poder não é compatível com o resultado no final.

Uma análise clara ajudará você a entender exatamente o que precisa ser feito a seguir. Somente depois de entender isso, você pode começar a ajustar seus planos para as próximas semanas.

Nesse caso, seu ponto de partida é o nível que você alcançou antes do dia determinado, e o ponto final é seu objetivo. Tente reprogramar seu trabalho para que você ainda atinja seu objetivo. Mesmo que você não tenha as habilidades necessárias, ajuste seu plano para levar em conta o tempo necessário para treinamento adicional.

Dica 3 . Organize seu local de trabalho

Nós já falamos muito sobre o fato de que o caos na cabeça e no espaço circundante é a fonte do caos em sua vida.

Quando sua área de trabalho está bem , aumenta muito sua produtividade.

Do ponto de vista energético, até mesmo o próprio olhar de confusão em uma mesa pode diminuir o tom de uma pessoa. Motivação e entusiasmo desaparecem assim que ele se senta em tal mesa.

Um local de trabalho bem organizado traz energia e inspiração. Eu quero trabalhar em tal mesa. É fácil trabalhar para ele, porque sempre é fácil e rápido encontrar o que ele precisa.

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Um elemento essencial na sua área de trabalho deve ser seu plano diário . Ele deve estar sempre na frente dos seus olhos. Isso ajudará você a não se distrair com várias ninharias. E se você planeja seu tempo, pode sempre comparar o progresso real com o planejado. Então você sempre vê se o que você está fazendo neste momento está no seu plano ou não.

O mais importante é lembrar de olhar para o plano quando algo inesperado acontece. Então você tem que se perguntar: está empurrando você em direção ao seu objetivo, você precisa ou não. E somente no caso de uma resposta positiva, ajuste seu plano.

Mesmo se você trabalhar em um trabalho contratado, aprenda a valorizar seu tempo. Uma vez que tivemos uma piada: é necessário trabalhar no princípio da defesa aérea – espere, faça, cancele! Não se apresse em mudar seu foco, pergunte-se melhor: é necessário fazê-lo hoje ou posso planejar esse negócio para amanhã?

Economize tempo e tente trabalhar com a máxima concentração . O dia todo trabalhando dessa maneira, é claro, não funcionará. Mas você pode alocar períodos de tempo quando você vai trabalhar dessa maneira. Neste momento, remover todos os possíveis irritantes, você pode até desligar o telefone.

E depois vá para um período de tempo diferente e participe de tarefas mais simples. Neste momento você já pode estar distraído.

Períodos alternados de concentração e trabalho mais fácil. E você se tornará mais produtivo.

Dica 4 . Defina claramente o 
tempo para suas tarefas.

Não se podia falar sobre isso se apenas uma única tarefa de cada vez estivesse em nossa cabeça. No entanto, a vida de uma pessoa moderna é diferente na medida em que ele tem simultaneamente uma variedade de tarefas diferentes.

Não é por acaso que cada vez mais as pessoas se deparam com a questão de como administrar tudo ou como você pode fazer tudo de uma vez. De qualquer forma, mais de 24 horas do dia não aparecerão.

Quando identificar claramente intervalos de tempo específicos para tarefas específicas, você poderá garantir a cobertura de todos os seus assuntos . Assim, seu trabalho se moverá harmoniosamente em todas as direções.

Suponha que você tenha três projetos globais equivalentes: A, B e C. Observe que, para o cálculo, é importante que todos os projetos tenham exatamente o mesmo significado para você. Então você pode movê-los em paralelo. Se alguma tarefa estiver em prioridade, pode levar mais tempo ou será necessário alocar todo o tempo.

No nosso caso, você decidiu que as tarefas A e B são equivalentes para você, você aloca 1,5 horas para elas (para a tarefa A – das 9:00 às 10:30, para a tarefa B – das 10:30 às 13:00 ). Mas a tarefa C é mais importante e já levou 2 horas das 14:00 às 16:00. Assim, você tem tempo para se mover nas três direções ao mesmo tempo. Certifique-se de notar que não é distribuído o tempo todo . É necessário deixar tempo livre para negócios urgentes atuais e imprevistos.

É claro que raramente qualquer tarefa pode ser feita completamente em um período de tempo tão curto. Mas você pode dividir sua tarefa em subtarefas menores para que possa finalizá- las durante esse tempo . É muito importante terminar  – o seu cérebro deve ver o progresso real do seu progresso.

Claro que terminar não é uma questão simples. Para aprender, tente organizar seu trabalho de acordo com os seguintes princípios simples:

  1. Defina claramente o resultado final de cada peça (subtarefas). Por exemplo, “Durante esta hora, escreverei pelo menos 1000 palavras para o meu artigo”.
  2. Defina em um intervalo de tempo um número de pontos de controle para verificar o resultado. Para você, eles se tornarão uma espécie de ponto de referência que ajudará a não perder velocidade.
  3. Se o teste mostrar que você não tem tempo, tente aumentar a velocidade de suas ações: comece a fazer algo mais rápido (mover, falar, ler, digitar).
  4. Desista do perfeccionismo . Você deve agir qualitativamente, mas não se esforce para alcançar a perfeição. Existe um certo limite quando a melhoria simplesmente não afeta nada.

Essa abordagem permitirá que você trabalhe sem tensão e pressa. Além disso, também aliviará o estresse. Muitas pessoas costumavam levar tempo, adiando a execução das tarefas necessárias. Então eles ficam com uma situação estressante, tentando se recuperar rapidamente em questão de dias. Recentemente, em blogs alguém compartilhou sua experiência que durante seus anos de estudante não dormiu por três dias para ter tempo de aprender o assunto. O item foi entregue, mas como isso afetou sua saúde? Vale a pena zombar do seu corpo?

Dica 5 . Primeiro, tudo o mais 
importante e desagradável.

Stephen Covey, em seu livro “As 7 habilidades das pessoas altamente eficazes”, considera essa regra como uma das mais importantes. Porque não importa o quanto você tente se organizar e se transformar em uma pessoa super produtiva, você nunca poderá refazer todas as tarefas que você pode enfrentar.

As pessoas de sucesso distinguem-se pelo facto de  poderem classificar as suas tarefas.

Cada um de nós, pelo menos uma vez na vida, escreveu uma lista de coisas que precisam ser feitas. Naturalmente, não era possível fazer tudo em um dia. O negócio foi adiado de um dia para outro, as listas expandiram-se e aumentaram. Como resultado, apenas a irritação se acumula em si mesma e até mesmo a auto-estima pode cair. Pois o homem começou a pensar que não era capaz de se organizar. Mas a questão não estava na organização, mas no fato de uma pessoa se empilhar demais .

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Os montes precisam ser capazes de arrecadar. Todos terão centenas de casos que gostariam de fazer. Mas apenas alguns deles são realmente importantes.

O que importa é o que te aproxima do seu objetivo.

O resto dos casos geralmente não tem significado. Hoje, em resposta ao meu comentário, eles escreveram que, enquanto vagavam pela Internet, alguém poderia acidentalmente se deparar com algo útil. Sim, provavelmente é possível. Mas vale a pena gastar suas tão preciosas horas e dias? Há uma piada comum de que, se você planta 1000 macacos em máquinas de escrever, mais cedo ou mais tarde eles digitarão a Enciclopédia Britânica. Com o tempo, tudo é possível.

Se o tempo não é um recurso valioso para você, então você pode gastá-lo em navegar na Internet. Mas não será atividade produtiva. Uma pessoa de sucesso seleciona cuidadosamente as coisas mais importantes das centenas de casos da sua lista. Caso contrário, ele se afogará no trabalho e em questões menores, o que não lhe trará resultados significativos.

Aprenda a se concentrar no importante e descartar tudo secundário. E ao mesmo tempo é necessário levar a cabo todas as coisas mais importantes primeiro . Somente essa  regra simples  tornava muitas pessoas ricas. Se você não tem tempo para fazer algo do que você planejou, não é assustador. Você fez algo que o moveu para frente.

Com esse momento nós descobrimos. Só resta uma pergunta:

Como filtrar o caso importante do sem importância?

Mais uma vez, para isso você precisa se voltar para o seu subconsciente, que sabe tudo. Pergunte a si mesmo: Alguma coisa mudará em minha vida dentro de seis meses se eu fizer isso?  Se sua resposta for Não ou Talvez , então o caso não é tão importante e pode ser adiado. Mas se você respondeu com confiança Sim , então isso mostra que isso deve ser feito.

Claro, ninguém pode lhe dar uma garantia de 100%. Tudo relacionado à intuição depende do grau de seu desenvolvimento. Você precisa de apenas uma coisa – desenvolvê-la e adquirir a habilidade necessária.

Há outro aspecto relacionado à execução de tarefas – o desejo de evitar coisas desagradáveis. As pessoas tendem a fugir de tarefas desagradáveis, mesmo que vejam sua necessidade. Você sempre pode encontrar outras coisas bastante importantes que seriam mais agradáveis. Aqui está um conselho: aprenda a pular na água fria! Não deve haver compromisso – primeiro faça o mais desagradável .

O que é mais surpreendente, você obtém desta unidade poderosa e carrega durante o dia inteiro. Então comece seu dia com essas coisas.

Dica 6 . Use a regra 80/20

A regra 80/20 ou a lei de Pareto é uma das mais misteriosas leis empíricas. Ela se manifesta literalmente em todos os momentos da nossa vida. Mas a maneira correta de usá-lo permanece fora do nosso entendimento.

Mas ainda podemos otimizar nossa atividade com base nessa regra. À primeira vista, parece que tudo é muito simples. Só precisa encontrar os 20% das ações que nos dão 80% dos resultados e lidar apenas com eles.

E o mais difícil é encontrar as ações mais produtivas. Especialmente desde que a vida está mudando. E o que funcionou ontem não funcionará necessariamente hoje.

E ainda assim, você pode encontrar as ações mais produtivas. Mas para isso você precisa fazer um esforço, e não menos do que encontrar seus 20%, o que melhora a qualidade de vida. Definitivamente haverá um artigo inteiro sobre esse assunto. Então você conhecerá a metodologia completa.

Agora, basta apontar três pontos importantes para ter em mente e prestar atenção a eles se sua meta for aumentar sua produtividade.

  1. Primeiro de tudo, decomponha sua tarefa em seus elementos constituintes . Em seguida, divida esses elementos em dois grupos: essencial e não essencial. Toda a sua energia deve estar focada precisamente nos elementos essenciais . O foco acelera o ritmo e isso reduz seu tempo gasto trabalhando em uma tarefa.
  2. Esqueça os elementos irrelevantes. Como regra geral, perdemos tempo apenas quando prestamos atenção a eles. De fato, esses elementos simplesmente não têm influência global no resultado final. 
    Em vez disso, sua influência não é proporcional ao custo do tempo. E o resultado não justifica esses desperdícios de um recurso inestimável. Assim, por um esforço de vontade , é necessário deixar pequenos traços e pequenos detalhes sozinhos. De qualquer forma, ninguém além de você, eles não percebem. Você pode, claro, lidar com eles. Mas é melhor gastar esse tempo em outro com maior benefício.
  3. Sempre comece seu dia de trabalho com os assuntos mais importantes . As perguntas “vitais”, por via de regra, são poucas. Resolva-os. E depois prossiga para o fato de que você parece ser fácil, interessante, exigindo um tempo mínimo. Todas as questões “menores” são adiadas para mais tarde (lembre-se da história de Charles Schwab ).

Dica 7 . Use bolsos de tempo

Bolsas de tempo  são períodos de inatividade forçada que surgem sem culpa nossa (por exemplo, quando você come em um transporte para o trabalho). Se você está pronto para essas interrupções, você sempre pode usá-las efetivamente. Por pequenos períodos de tempo, você pode fazer muitas coisas se abordar isso com sabedoria.

Alan Lacein, o melhor especialista em gerenciamento de tempo do mundo, aconselha, nesses momentos, a se perguntar:

“ Como posso usar esses minutos com o maior benefício? 

Esta é uma questão muito importante. By the way, ele é chamado – a questão de Lakoyn.

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Por exemplo, eu sempre tenho um e-book compacto e um notebook comigo. Os livros eletrônicos são convenientes porque você pode ler vários livros de uma só vez e lembrar da última página aberta. Portanto, em qualquer lugar eu posso relaxar e ler algo da ficção, ou trabalhar cuidadosamente em um livro.

Ou eu posso escrever artigos. Muitos dos artigos no meu blog foram escritos exclusivamente em viagens curtas ao metrô. De manhã, combina perfeitamente a ginástica matinal e articulatória.

Encontre coisas que você pode fazer em diferentes intervalos de tempo. E você verá quantos recursos adicionais você tem. Porque além de economizar tempo, você também desenvolverá uma concentração interna. E você começa a usar seu tempo de trabalho de uma maneira completamente diferente.

Dica 8 . Regra 10 minutos.

A capacidade de trabalhar com uma variedade de tarefas é multifacetada e não se limita à sua divisão em tarefas não essenciais e essenciais.

Não importa o quanto queremos trabalhar de acordo com o plano, de qualquer forma, algumas novas tarefas surgirão durante o dia. Para que o seu dia passe de forma eficiente, você precisa separar as tarefas novas e atuais. Mais uma vez, essas novas tarefas também podem ser importantes e sem importância.

Para tarefas importantes, a regra de 10 minutos é aplicada : Se a solução do problema não requer mais de 10 minutos, ela é executada imediatamente. Se for necessário mais tempo, adicione-o a uma lista separada de novas tarefas. Para distrações, sempre leva ao tempo extra.

No final do dia, depois de concluir seu plano, você pode reservar um tempo para lidar com a lista de novas tarefas. Por via de regra, a esta altura algumas das tarefas estão saindo, já que eles perdem sua relevância. E alguns deles são do mesmo tipo e podem ser resolvidos simultaneamente . Agrupe tarefas semelhantes em uma única unidade e processe toda a unidade como um todo.

Dica 9 . Torne-se um mestre do seu ofício

 Já falamos sobre a importância do profissionalismo mais de uma vez, abordando isso de diferentes pontos de vista. A produtividade depende do nível de profissionalismo e habilidade da pessoa. Quanto menos desenvolvidas suas habilidades, mais lento você atuará. E é possível que você cometa erros, cuja correção precisará de mais tempo.

Habilidades bem afiadas nos ajudam a agir de forma eficaz. Portanto, em qualquer negócio, se você quer aumentar sua produtividade, então, antes de mais nada, precisa decidir quais habilidades você precisa desenvolver.

Um profissional de alto nível traz as habilidades necessárias para automatizar. O crescimento pessoal é precisamente o fato de que adquirimos e aprimoramos habilidades diferentes. Nunca é tarde para aprender . Você sempre pode começar este processo fascinante.

By the way, a capacidade de aprimorar suas habilidades também é uma habilidade. A capacidade de gerenciar seu tempo também é uma habilidade. Da mesma forma, a capacidade de aumentar seus esforços  para aumentar a produtividade também é uma habilidade . Habilidades são como cordas, das quais tecemos a tela da nossa vida.

Pesquise e domine as habilidades que lhe dão grandes oportunidades . Isto é o mesmo que usar ferramentas melhores e mais adequadas para o seu trabalho. Todo mestre cuida de boas ferramentas. Ele os pega com cuidado. Tome cuidado e você está neste negócio. Pense bem

  • Primeiro, que habilidades você já usa em seu trabalho? E se você quiser aumentar sua produtividade, pense em como pode melhorá-los e aprimorá-los.
  • Em segundo lugar, que novas habilidades você deve adquirir para fazer seu trabalho ainda melhor e mais profissional.

Dica 10 . Descanse mais vezes

Nenhum de nós é feito de ferro e não tem uma bateria extra no bolso. Portanto, ninguém pode trabalhar sem parar, sem descanso. Workaholism  é uma qualidade inestética que rouba uma pessoa de muitas coisas. Em particular, a oportunidade de trabalhar com alegria, de forma eficiente e produtiva.

O bom desempenho só pode ser alcançado quando a pessoa tem energia suficiente para esse trabalho.

Portanto, certifique-se de descansar para restaurar a força e sua energia. Não o número de horas gastas determina sua eficiência, mas a intensidade com a qual você pode trabalhar. Qual é o uso de um empregado que se senta à sua mesa e realmente dorme de fadiga?

Uma pessoa produtiva tem um arsenal pessoal cuidadosamente selecionado de técnicas eficazes. Ele conhece diferentes maneiras de restaurar a energia. Ele sabe como fazer isso rapidamente , tem técnicas de relaxamento  e técnicas especiais de  energia . Ele sempre tem em meditação para um descanso eficaz.

A propósito, a música ajuda muitas pessoas a estar em boa forma durante o trabalho. Se você pertence a esses amantes da música, experimente e encontre a música que melhore o seu desempenho. Tente procurar músicas diferentes para diferentes tipos de trabalho.

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