Marcador de tempo

Como treinar funcionários para cumprir prazos

Prazo – como um animal selvagem. Ele assusta a todos, mas há quem tenha aprendido a lidar com ele. Basta entender por quanto tempo será confortável para os funcionários e ao mesmo tempo adequado para a empresa. Quem trabalhará no projeto, quais métodos de controle serão necessários. 

Alguém precisa ser multado, alguém precisa ser lembrado dos prazos todos os dias, e alguém só precisa ser solicitado a relatar um problema, se ocorrer. Rjob descobriu como domar o prazo e montar casos que melhorarão o trabalho da equipe.

Sistema de multas

Arrancou o prazo – perdeu o prêmio. O que poderia ser mais simples e mais óbvio? A maioria dos gerentes escolhe esse método de motivação da equipe. 

Afinal, mais cedo ou mais tarde, os funcionários negligentes se cansam de receber um salário reduzido e se acostumam a planejar seu tempo e administrá-lo adequadamente. Muitos acreditam que formas mais eficazes de interagir com a equipe não foram inventadas.

Mas e se os prazos forem vencidos por razões objetivas? Então, após a próxima multa, o funcionário não sobreviverá e sairá. Se a empresa se beneficiará disso é um ponto discutível. Por exemplo, no setor de TI, multas não são comuns como ferramenta de gerenciamento, porque são consideradas inoperantes.

A opção ideal é mais ou menos assim: toda a equipe trabalha em um modo alegre envolvido, se alguém tiver que realizar uma proeza, ela é notada e premiada, não necessariamente em dinheiro. 

Se alguém corta a grama, o líder também percebe e reage. Recompensas, como multas, devem ser claramente classificadas e transparentes. 

O chefe ou gerente de departamento deve ter uma boa idéia de quem está fazendo o que, quais são os problemas e como eles serão resolvidos.

mulher sendo atropelada pelo relogio
mulher sendo atropelada pelo relogio

Prazo falso

Outra maneira comum de fazer com que os funcionários entreguem um projeto no prazo é não expressar o prazo real. 

Por exemplo, é necessária uma apresentação na quarta-feira, mas o gerente define o prazo para segunda-feira, para que restem alguns dias para concluir ou até refazer o trabalho. Mas se os funcionários descobrirem que “o prazo não é real”, nunca serão levados a sério. 

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O diretor de RH da Synergy, Dmitry Plekhanov, considera a explicação dos prazos um método muito mais eficaz. 

Os contratados devem entender como determinaram esse prazo, por que é importante fazer o trabalho no prazo e o que acontecerá se ele falhar. Se a apresentação para parceiros não estiver pronta a tempo, eles poderão reduzir ou até interromper o financiamento – a motivação é clara e eficaz. 

O escritório de advocacia ENSO sabe quanto tempo levará para concluir uma tarefa específica, porque os prazos são frequentemente ditados por lei. Portanto, eles próprios estabelecem prazos para trabalhar com clientes.

Divida em partes e verifique

Em uma situação normal, o gerente descobrirá a interrupção do projeto exatamente no dia do prazo. A equipe não tem mais tempo para consertar algo. Resta apenas “entender e perdoar” ou demitir os autores. Mas as consequências para a empresa disso não serão menos fatais. Portanto, é melhor dividir todos os projetos importantes em partes e estabelecer um prazo separado para cada um deles.

Ao separar tarefas, o funcionário entende que, devido ao preenchimento insuficiente de uma parte, a tarefa geral pode sofrer. 

E a liderança registra a execução de cada tarefa intermediária, pré-identifica os motivos do prazo e, se necessário, ajusta a tarefa ou ajusta a carga de trabalho do funcionário. Sim, isso complica e atrasa um pouco a formulação da tarefa, mas reduz o risco de não cumpri-la ao mínimo.

Sistemas visuais de gerenciamento de projetos

Lembretes constantes do projeto e perguntas sobre se ele estará pronto a tempo apenas aumentam a tensão. O sistema de relatórios visuais funciona muito melhor. Por exemplo, quando um projeto grande já foi dividido em projetos menores, um funcionário pode colocar etiquetas coloridas. 

Esse método é chamado – “Semáforo” e é frequentemente usado em vendas, onde o plano mensal é dividido em semanalmente. 

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Vermelho significa que o plano está com menos de 70% de conclusão, amarelo com até 90% e verde com 100%. Sem perguntas desnecessárias, o líder entende em que estágio a tarefa está e se é necessária sua intervenção no processo.

Mas também existem soluções automatizadas prontas. O provedor de hospedagem REG.RU prefere o sistema visual de gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas Kaiten. 

Este sistema ajuda a criar uma lista de tarefas com urgência e melhor planejamento de tempo, além disso, lembra o prazo que se aproxima. Os funcionários do escritório de advocacia ENSO escolheram o Trello. Todas as tarefas, prazos, áreas prioritárias são escritas lá, eles deixam comentários. Isso permite que você acompanhe todo o trabalho no projeto como um todo.

 E na agência de marca Veonix, essa ferramenta também foi complementada com bate-papos em grupo com clientes em mensagens instantâneas. Gerentes de agências e profissionais de marketing, designers, redatores e programadores aprenderão instantaneamente sobre novas tarefas .

Reverência de prazo

Freqüentemente, os funcionários “leem” a atitude do gerente em relação aos prazos. E treiná-los para cumprir os prazos é mais fácil por exemplo pessoal. Os funcionários quebram os prazos se o próprio gerente for removido do projeto, não envolvido nele.

Daniil Zakiryanov – Chefe do Departamento de Controle de Qualidade Banks.ru

A atitude do funcionário em relação à situação no momento da falha do prazo também é importante. Uma opção, quando ele relata: “fizemos isso, tentamos isso e aquilo, conseguimos assim e, inesperadamente, assim”. 

Outra opção: “Eu tive que iniciar o serviço, mas eles não me deram uma máquina virtual, então não pude”. No primeiro caso, você pode fazer o trabalho com os erros e corrigir a situação como um todo, mas o segundo caso – esse já é possivelmente um erro de seleção da gerência ou da equipe.

homem pensativo serio

O funcionário é o culpado?

O prazo nem sempre é definido adequadamente e o trabalho é distribuído igualmente entre os funcionários. Às vezes, as cargas são tão grandes e o tempo é tão curto que não é realista concluir o trabalho a tempo. 

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E aqui é importante verificar se os funcionários quebram sistematicamente os prazos? Uma ou toda a equipe falha em entregar o projeto no prazo? A resposta dependerá de quanto as pessoas são responsáveis ​​pelos problemas da empresa e quanto – da gerência.

chefe do departamento de RH da REG.RU Irina Filyakina aconselha a verificar os processos de negócios durante a quebra sistemática de prazos: eles são executados com eficiência, alguns procedimentos estão desatualizados, existem recursos suficientes para os funcionários, incluindo tempo, trabalho de rotina automatizado, existe? as pessoas têm tempo para tarefas criativas. 

O consultor de negócios Aleksey Pushkin, em uma situação de violação dos prazos, recomenda, antes de tudo, aumentar seu nível de habilidades de gestão e de gestão de pessoas – elas claramente não são suficientes. 

CEO da agência de branding Veonix Viktor Nekrasove considera que o funcionário não pode ser culpado de quebrar o prazo. Afinal, esse líder criou uma atmosfera na equipe em que os subordinados não podem falar sobre problemas. 

As relações de confiança na equipe são muito mais eficazes do que multas ou repreensões com a entrada no caderno de trabalho.

Fontes:
Small Biz Trends
The Balances MB
Bp Plans
Life Hack
SBA – US
Franchise Direct

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