Como organizar seus arquivos no computador

mesa de computador arrumada

O trabalho efetivo com arquivos é uma parte importante do gerenciamento de tempo. O hábito de manter os arquivos em ordem economizará horas, dias e meses de vida. Menos buscas e nervos, mais concentração em assuntos importantes.

A diretora de RH da Fex.net, Yulia Zolotarenko, compartilha sua vida de hackear como ela conseguiu superar o caos em arquivos. O passo mais importante é perceber o problema: “A bagunça no computador me impede de viver. Chega E então aja decisivamente.

1. Excesso – no lixo

Colete todos os arquivos em sua área de trabalho em uma pasta “Garbage”. Imediatamente será mais fácil respirar. Desmonte esta pasta uma vez por semana. Deixe apenas um arquivo permanecer na tela – com uma lista de suas metas de vida. Comece o dia com ele.

2. Envie para a “nuvem” as mais importantes e grandes

Os serviços na nuvem ajudam a resolver vários problemas de uma só vez. Primeiro, é conveniente que os arquivos sejam coletados em um só lugar, sejam fáceis de encontrar e estejam sempre acessíveis em qualquer dispositivo. Em segundo lugar, copiar e encaminhar qualquer coisa da nuvem muito mais rápido do que de um computador. E, em terceiro lugar, segurança – o backup de arquivos na nuvem os protege contra vírus, falhas no disco rígido ou perda de uma unidade flash.

3. Todos os arquivos no computador – no disco D

Mantenha arquivos pessoais e de trabalho remanescentes em seu computador no disco D. Destina-se a arquivos e programas do sistema operacional.

4. Desenvolver uma estrutura conveniente.

Na raiz de uma unidade D ou nuvem, deve haver no máximo cinco pastas principais que descrevam sua vida ou seu trabalho. Por exemplo, “Pessoal”, “Trabalho”, “Entretenimento”, “Esporte”, “Hobby”, etc. O trabalho pode ser dividido em “Projetos”, “Clientes”, “Planos”, “Documentos”, “Relatórios”. E na pasta “Pessoal” podem aparecer pastas para e-books, vídeos e fotos.

Idealmente, você não deve ter mais de cinco pastas principais e um máximo de cinco pastas em profundidade. Apontar para isso.

5. Dê aos arquivos nomes curtos e claros.

Os nomes dos arquivos e pastas devem ser sucintos e curtos, de modo que seja mais fácil para você lê-los rapidamente. Especifique a essência do seu conteúdo. Por exemplo, “Relatar uma reunião com um cliente Ivanov”, “Apresentação de serviços de design”. É aconselhável especificar os nomes das empresas e pessoas mencionadas nos documentos. Isso simplificará a pesquisa.

Além disso, por conveniência, especifique corretamente as datas nos nomes dos arquivos por ano, mês, dia. Em pastas com muitas versões de documentos, é melhor colocar uma data no final. Se a data é importante para a cronologia do desenvolvimento do projeto, tema ou histórico – é melhor colocá-lo no início do nome do arquivo.

Dê os nomes especiais aos arquivos mais importantes. Use símbolos como !, #, $ No início do nome. Graças a isso, os arquivos sempre virão primeiro, não alfabeticamente. Mas não abuse, para não criar uma nova bagunça.

6. Não seja preguiçoso para fazer descrições

Em pastas com fotos e vídeos, crie um arquivo de texto com uma descrição e palavras-chave. Por exemplo, onde e sob quais circunstâncias as fotos foram tiradas, quem é retratado nelas. Isso simplificará a busca por “a própria foto”.

7. Desenvolva o hábito de encomendar tudo.

Ao criar um novo arquivo ou pasta, salve-os exatamente onde eles pertencem à estrutura que você desenvolveu. Se os arquivos baixados forem salvos automaticamente na pasta Downloads, limpe-os uma vez por semana.

8. Faça auditorias regulares.

Se você tem centenas de arquivos em uma pasta, a estrutura de arquivos cresceu para 20 níveis – acredite, isso é tudo desnecessário. Realize revisões de conteúdo: remova fotos feias e vagas, versões antigas de documentos, desbande pastas duplicadas.

9. Faça arquivos

Se você tem medo de se desfazer da ilusão da necessidade de alguns arquivos – empacote todas as coisas antigas nos arquivos. Isso economizará espaço no computador, além de – o arquivamento é mais conveniente para se mover do que milhares de arquivos. Todos os arquivos condicionalmente importantes podem ser colocados em uma pasta separada “Para arqueólogos digitais” e colocados na nuvem.

10. Use gerenciadores de arquivos.

Há um grande número de programas que permitem classificar automaticamente matrizes de arquivos, renomeá-los em grandes quantidades com a data, local de criação, algum tema comum, tags. Os gerenciadores de arquivos também informam quais pastas você mais usa.

11. Ensine aos colegas o gerenciamento de arquivos.

Se, após este artigo, você restaurar a ordem no computador, ainda corre o risco de permanecer como refém da ineficiência de seus colegas. Aqueles que criam o caos em servidores corporativos, não conseguem explicar antes das férias, onde eles têm quais mentiras. Ajude-os a lidar com esse problema, torne-os um programa educacional.

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